Encaminhar os documentos contábeis dentro do prazo é uma tarefa conjunta que compete ao escritório e às empresas.
Escritórios de contabilidade atuam com valores, dados e, especialmente, com o cumprimento de prazos para o bom andamento das atividades das empresas, no entanto, as mesmas também precisam cumprir com o papel importante de encaminhar para o contador os documentos solicitados. É também necessário ficar atento aos prazos de entrega estipulados pelo governo e, algumas vezes, prorrogados.
Na opinião da empresária Fernanda Kugler, contar com uma empresa de contabilidade é essencial para a lembrança das obrigações fiscais e trabalhistas. “Nós temos um dia a dia muito corrido e por isso é fundamental poder contar com a assessoria de um escritório, porque você sempre vai esquecer de fazer uma prestação de contas, de enviar um relatório", afirma Fernanda que é proprietária da Aromah e sócia do Grupo Kugler. “A Escrilex Contabilidade veio para devolver o tempo que eu perdia correndo atrás de documentos e prazos, eles dão o suporte que a gente precisa”, afirma. “Nas rotinas diária, no cumprimento de prazos e entregas, é uma assessoria impecável em todos os setores, fiscal, RH, contábil, jurídico, ou seja, uma empresa de contabilidade completa”, disse.
Entre os diversos documentos gerados por uma empresa, tais como notas fiscais, extratos de pagamentos, documentos trabalhistas e de recolhimento de tributos, existem alguns que devem ser encaminhados todos os meses, obrigatoriamente. Só assim o contador poderá elaborar a folha de pagamento, calcular o recolhimento dos impostos e garantir a entrega das obrigações acessórias (DES, RAIS, DCTF, Sped Contábil, DMED, ECD, EFD, DEFIS), além de elaborar os livros contábeis.
Departamento pessoal
Para cuidar da folha de pagamento de uma empresa, é importante encaminhar alguns dados para serem lançados como horas extras, faltas e atestados médicos, inclusive, documentos dos autônomos, se existirem. Outro fator importante de organização é o encaminhamento dos documentos assinados pelos colaboradores, tais como salários, pró-labore, férias, vales transporte e refeição. Além de comprovantes dos recolhimentos de impostos como INSS, FGTS, IRRF. Vale lembrar que documentos relacionados à contratação e documentação do empregado também devem ser encaminhados à contabilidade.
Existe ainda uma série de documentos fiscais para uma empresa se organizar junto ao Fisco e registrar uma transação de compra e venda de produtos e/ou serviços, entre os quais: notas fiscais recebidas que não sejam eletrônicas; conhecimento de transporte; comprovante de pagamento dos impostos como ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS. Se a empresa realizar contratos de serviços como seguros, financiamentos, leasing, locação; deverá enviar os boletos diversos e comprovantes de aquisição de bens e demais pagamentos.
É importante conferir junto ao contador quais documentos devem ser encaminhados, afinal, cada empresa se enquadra em uma situação e, o envio correto da documentação permite que a contabilidade possa realizar seu trabalho.